Dagelijks gebruik
Boekingen & wachtlijst
Online boekingen beheren, goedkeuren of afwijzen, en de wachtlijst bijhouden.
Elke afspraak die een klant online maakt, komt binnen als boeking. Boekingen verschijnen automatisch in de agenda én in het boekingenoverzicht.
Waar: menu Boekingen · benodigd recht: agenda's van collega's bekijken
Het boekingenoverzicht
Onder Boekingen zie je alle online boekingen met hun status: bevestigd, in afwachting, geannuleerd of afgerond. Filter en zoek op klant, datum of status.
Direct boeken of eerst goedkeuren
Onder Boekingsinstellingen kies je hoe boekingen binnenkomen:
- Direct boeken — de boeking is meteen bevestigd en staat in de agenda.
- Aanvraag-modus — elke boeking komt binnen als aanvraag die jij eerst goedkeurt of afwijst. De klant krijgt automatisch bericht van je beslissing.
Goedkeuren en afwijzen doe je vanuit het boekingenoverzicht, met één klik op de boeking.
Handmatig een boeking invoeren
Belt een klant? Voer de boeking zelf in via Boekingen → Nieuw. Je kiest klant, behandeling, medewerker en tijdstip — de klant ontvangt dezelfde bevestigingsmail als bij een online boeking.
Boeking wijzigen of annuleren
- Bewerken — pas gegevens of het tijdstip van een boeking aan.
- Annuleren — annuleert de boeking en stuurt automatisch een annuleringsmail naar de klant.
- Verwijderen — haalt de boeking definitief uit het systeem (zonder mail). Gebruik dit alleen voor testboekingen of fouten.
Betalingen en terugbetalen
Heeft de klant online (aan)betaald via iDEAL of een andere Mollie-methode, dan zie je de betaalstatus bij de boeking. Terugbetalen (volledig of deels) doe je onder Betalingen; zie Betalingen & kortingen.
De wachtlijst
Is een gewenst tijdslot vol, dan kan de klant zich in de boekingswidget op de wachtlijst zetten.
Waar: menu Wachtlijst
- Inzien — je ziet per inschrijving de klant, de gewenste behandeling en periode.
- Bijwerken — pas de status of een notitie aan (bijvoorbeeld "gebeld, komt donderdag").
- Verwijderen — haal de inschrijving weg zodra die is afgehandeld.
Valt er een plek vrij (bijvoorbeeld door een annulering), bel of mail dan een klant van de wachtlijst en voer de boeking handmatig in.
Wat de klant zelf kan
Klanten kunnen zonder account hun boeking opzoeken, annuleren en verzetten via de link in hun bevestigingsmail, binnen de annuleertermijn die jij instelt. Zie Online boeken voor gastboeking en klantportaal.